• E-Mail-Verteiler erstellen (Tipp fürs nächste Mal: eine eigene Mailadresse einrichten)
• Plakate gestalten und aushängen
• Briefe an Nachbarn geschickt (durch Patres)
  • Entschuldigung für Lärmbelästigung
  • Herzliche Einladung
• Artikel für Wochenbrief
• Artikel auf Website
• Facebook-Veranstaltung (durch die Jugend)

Die Getränkestände sind mehr oder minder das Zentrum des Gemeindefestes. Diese sollten deshalb gut und überlegt platziert werden und im besonderen Fokus der Planung liegen.

Angebote wurden eingeholt bei:

• Getränke Soley
• Trinke und Spare
• Getränke030
• Getränke Preuss Münchhagen

Angebot eingeholt über:

• 510 l Bier (9 á 50l und 2 á 30l)
• 7 Kästen Cola ( 12l pro Kasten)
• 4 Kästen Fanta ( 12l pro Kasten)
• 4 Kästen Sprite ( 12l pro Kasten)
• Zapfanlage mit 2 Zapfhähnen
• CO2-Flasche
• 400 Biergläser
• 400 Saftgläser

Die aufgeführten Sachen haben wir dann am Preisgünstigsten bei Getränke Preuss Münchhagen erhalten und auch bestellt. Zusätzlich haben wir noch eingekauft:

• 120l Wasser (mit und ohne Sprudel)
• 48l Apfelsaft

Helfergetränke:

• XX Packen 0,5l Apfelschorle
• XX Packen 0,5l Wasser

1 Packung entspricht 6 Flaschen.

Angebote wurden eingeholt bei:

• Nah+Gut Düsseldorfer Straße / Uhlandstraße
• Reichelt am Prager Platz
• Kaiser's in der Knesebeckstraße

Angebote wurden eingeholt über 400 Steaks und 600 Würstchen.

Der Fleischer bei Nah+Gut hat uns dann das beste Angebot gemacht, welches wir auch angenommen haben, über:

• 400 Steaks a´180g zu 3,99 EUR / KG = ca. 300
• 600 Würstchen zu 5,99 EUR / KG = ca. 360

Außerdem haben wir für die Vegetarier 24 Dosen Maiskolben zu je 4 Stück gekauft.

Es wurden alle Würstchen gegrillt. Bei den Steaks sind ca. 30 übrig geblieben.

Wir hatten 2 Grills zur Verfügung. Uns ist aufgefallen, dass sich oft lange Schlangen gebildet haben, in denen man dann auch noch sehr lange warten musste. Zu empfehlen ist deshalb die Anzahl der Grills zu verdoppeln oder die zwei Grills viel besser aufeinander abzustimmen. Außerdem braucht es mindestens 3 Leute, die die Sachen dann auch ausgeben. Hier sollte es auch mindestens zwei Schichten geben.

Der Kuchenstand wurde über die Kita organisiert.

Wir haben Sweet2Go angefragt, ob sie einen Eisstand machen möchten. Sie waren interessiert, konnten jedoch keine Mitarbeiter abstellen. Einen Kompromiss konnten wir aus Zeitgründen nicht mehr aushandeln.

Uns wurde ein Wrapstand angeboten, das Angebot haben wir aber leider aufgrund der Menge an ankommenden Mails überlesen und deshalb nicht wahrgenommen. Wir fanden es sehr schade.

Der Suppenstand ist leider ausgefallen. Auch hier empfielt es sich frühzeitig die Organisation an eine Person abzugeben, die je nach Größe des Organisationskomitees auch außerhalb dessen sein kann (vgl. Kuchenstand)

Auch kann zur besseren Organisation der Helfer ein DoodleLink eröffnet werden.

Traditionell hat die Jugend alle Spiele durch einen Stand zentralisiert. Man hat dann eine Karte bekommen auf der 12 Felder waren. Jeder Spielstand hatte eine Nummer. So waren die Kinder animiert auch jeden Stand zu besuchen und sich mit der anbietenden Gruppe zumindest ein wenig auseinadnerzusetzen. Es wurden

• 4 von der Jugend Schwammwand, Apfeltauchen,Jugendstand
• 2 von der Kita
• 1 von den Pfadfindern
• 1 von der Seniorengruppe

(Ist eine Tabelle hier sinnvoller? Darin dann auch schreiben, was die einzelnen Stände waren?)

Es wurden 20 Stände bestellt. Die Aufteilung war

• 2 für den Getränkestand
• 2 für den Weinstand
• 1 Pfadfinder
• 1 Malteser
• 1 Ein Gibsabdruck machen durch orthopäde
• 1 Förderverein
• 1 Seniorengruppe
• 1 Förderverein Musikinstrumente

Weiterhin gab es Stellwände vom PGR aus Sankt Ludwig und vom PGR aus MAria unter dem Kreuz.

Wir haben uns für ein Markensystem entschieden. 1 Marke hatte den Wert 50 Cent und konnte am Eingang des Gemeindefestes gekauft werden. Wir haben auch individuelle Marken drucken lassen bei Hier muss noch ein Link eingefügt werden . Preise sind auf der Website des Anbieters zu entnehmen. Wir haben 20000 Stück bedrucken lassen. Davon sind ca 5000-8000 übrig geblieben.

• Abrechnung

Was ist übrig geblieben?

• Raucher
• Es sollte darauf geachtet werden, dass mit Ende des Gemeindefestes wirkliche KEIN Bier mehr ausgegeben wird. „Traditionell“ sitzen immer noch die Hartnäckigsten um die Getränkestände herum und bedienen sich dann einfach an den Beständen. Diese sind jedoch für die Helfer vorgesehen.
• Was ist noch am Tag des Gemeindefestes? (zum Beispiel große Sportereignisse, Sommerferien, Schulereignisse, Gottesdienste…)

Für die Organisation war die Seite Trello.com extrem hilfreich.

Eine Organisationsteamgröße von 3 ist zwar nicht leicht, dennoch ist die Kommunikation wahrscheinlich etwas einfacher als wenn das Team größer ist. Ein Treffen pro Woche 8 Wochen vor dem Gemeindefest ist zweckmäßig.